Gestion de flotte de votre parc
Une gestion de flotte pour un parc neuf, écologique et économique !
Suivre, gérer et maintenir vos équipements mobiles dans le temps et dans l’espace
Il ne s’agit pas seulement de connaître le nombre de véhicules dans le parc et leurs attributions (qui possède le véhicule), la gestion de flotte nécessite une expertise à la fois métier et fonctionnelle. En effet, elle doit prendre en compte tous les événements du cycle de vie de votre équipement (véhicule) :
- Demande d’acquisition : tout le processus d’achat (de la demande devis jusqu’à la livraison du véhicule dans le parc),
- Exploitation du véhicule dans votre parc : documents administratifs (certificat d’immatriculation, documents techniques, gestion des attributions et affectations, les contrôles réglementaires obligatoires (CT, CAP), les contrôles périodiques d’entretien et de suivi, les coûts et factures (carburant, maintenance, assurance, etc.)
- Optimisation et décarbonation de votre parc : stratégie pour tendre vers un parc automobile neuf et écologique.
A la différence des équipements fixes qui sont localisés dans un emplacement fixe, la gestion et le suivi d’un équipement mobile (voiture, avions, vélos, motos, etc.) nécessite la prise en compte de deux paramètre (le lieu et le temps). Autrement dit, on doit toujours se poser la question : Où se situe (lieu) mon équipement mobile à un moment donné (temps) ?
La prise en compte de ces notions dans votre politique de gestion de flotte nécessite une bonne connaissance du métier de la gestion de flotte et des technologies associées à ce Métier (Système d’Information de gestion de flotte, la géolocalisation, etc
Nous vous accompagnons dans la mise en place d'une politique de gestion de flotte pour un parc qui vous ressemble !
Après avoir accompagné des clients grands comptes dans la définition et l’implémentation des processus de gestion de flotte, les consultants de Seneleader ont acquis des expériences solides dans ce domaine avec la connaissance de certains outils de gestion de flotte comme GAC et Fleet-Wave.
Nos experts en gestion de flotte, pourront vous accompagner dans la définission et la conception des processus qui vous permettrons d’utiliser des fonctionnalités telles que :
- Gestion des emplacements de rattachement des véhicules (parc véhicule, agence de location, parking, etc.)
- Gestion des fiches véhicules (marque, modèle, version, caractéristiques techniques, N° châssis, prix, d’achat, année de 1ère mise en circulation, etc.)
- Gestion des affectations (nom de la personne, adresse, N° de permis, etc.)
- Contrôles réglementaires périodique (contrôle technique, contrôle anti-pollution, contrôle des châssis, etc.)
- Maintenance corrective (suite à une panne)
- Suivi des véhicules par un dispositif de traqueur qui envoie en temps réels la position du véhicule, le nombre de KM parcouru depuis 24h, etc.
- Gestion des interfaces avec les systèmes de détection des infractions et d'envoi des contraventions pour pouvoir gérer le stock des contraventions de façon électronique (Exemple: dans le cadre d'un projet avec un client basé en France, un consultant expert de Seneleader a participé à la mise en place d'une interface avec ANTAI = Agence Nationale pour Traitement Automatisé des Infraction)
- Gestion des interfaces avec les pétroliers pour gérer les factures de prise de carburant sur les véhicules de manière électronique (Exemple. : dans le cadre d’un projet avec un client basé en France,un consultant Seneleader à piloté la mise en place des interfaces avec des pétroliers comme Total et Shell pour récupérer automatiquement les factures carburant sur chaque véhicule du parc et établir des rapports de consommation et de coût)
- Gestion des interfaces avec les assureurs (Exemple: pour un client basé en France, un de notre consultant a piloter la mise en place d'une interface avec l'assureur Gras Savoye)
Qu’il s’agit d’un achat direct, Location Longue Durée (LLD), Location Courte Durée (LCD) ou Location avec Option d’Achat (LOA), vous avez plusieurs manières de renouveler votre parc.
La question qui revient très souvent, c’est qu’elle est la meilleure façon d’acquérir un véhicule ?
Grâce à nos expériences dans ce domaine, nous pouvons vous accompagner dans le choix du mode d’acquisition et l’intégration de tout le processus d’acquisition dans votre système de gestion de flotte.
En gestion de flotte, une affectation de véhicule peut être mise à disposition d’un nouveau véhicule au salarié ou renouveler son ancien véhicule.
Lors de cette opération, il est important de pouvoir associer ou dissocier certaines informations du véhicule au salarié.
Grâce à notre expertise métier en gestion de flotte, nous pouvons vous accompagner dans ce domaine.
Maintenant que vous avez réceptionné votre véhicule, réalisé toutes les démarches administratives (carte grise, assurance, etc.) et affecté le véhicule à utilisateur, il faudra maintenant suivre le véhicule au quotidien, notamment pour le passage des contrôles réglementaires (contrôles techniques) et les réparations.
Pour pouvoir obtenir des rapports complets sur le véhicules, il est possibles d’associer les frais de réparation, les factures de prise de carburant, les contraventions et l’assurance en créant des systèmes d’interface avec ces partenaires ou des techniques d’intégration des données transmises.
Connaissez-vous l'âge de votre parc ?
L’âge de votre parc vous permet de savoir si vous avez un parc neuf (des véhicules avec des dates de 1re MEC récentes) ou un parc vieillissant (des véhicules avec des dates de 1re MEC très anciennes).
Si vous avez un parc vieillissant, vos dépenses en carburant augmentent de façon exponentielle et vous risquez d’enregistrer d’avantage de pannes sur vos équipements et par conséquent une remise en question de la sécurité de vos conducteurs.
Pour une entreprise, avoir un parc qualifié de vieillissant (véhicules en mauvais état) peut avoir un impact sur son image vis-à-vis de l’écologie (véhicules qui polluent) mais également sur le budget du carburant.
Les consultants Experts de Seneleader peuvent également vous accompagner dans l’optimisation de votre parc de véhicule en vous conseillant dans votre politiques d’acquisition de véhicules Achat direct, Location Longue Durée (LLD), Location Courte Durée (LCD).
Seneleader, une maîtrise parfaite de la gestion de flotte et ses solutions
La gestion de flotte est un Métier très complexe qui demande la prise en compte d’informations de plusieurs sources qui ne sont pas souvent accessible en temps réel.
Grâce à la technologie des capteurs combinée à la télétransmission, les outils de gestion de flotte sont un bras de levier complet qui permettent de gérer et de suivre votre parc de véhicules pour une gestion de flotte transparente et propre.
Les consultants de Seneleader ont pu enrichir leurs expériences dans le domaine de la gestion de flotte grâce à plusieurs missions auprès de clients avec des parcs de plusieurs milliers de véhicules (plus de 23 000 véhicules).
Ils connaissent les outils de gestion de flotte les plus utilisés du marché, notamment (Fleet-Wave et GAC) et peuvent mettre en place des processus fonctionnels pour mieux piloter votre activité au quotidien :
- Gestion des alertes pour les contrôles réglementaires pour être en conformité avec la loi
- Gestion des attributions de véhicules qui permet de savoir à tout moment le titulaire du véhicule
- Gestion des coûts par véhicule (coûts de réparation, assurance, contravention, etc..)
- Suivi des prises de carburant (volumétrie) et des factures
- Suivi des kilométrages qui est un paramètre très important dans le cas d'une acquisition par location (LLD ou LCD)
- Gestion des contraventions et la possibilité de pouvoir identifier l'auteur de l'infraction grâce à la fiche d'attribution
- Possibilité de générer des rapports d'aide au pilotage de la flotte (âge du parc, prévision des dates de fin pour les véhicules en location, coût par poste de dépense, etc.)
Système d'alerte pour les contrôles réglementaires
Grâce aux solutions de gestion de flotte, vous n’avez plus à vous soucier si vos véhicules sont à jour par rapport aux contrôles réglementaires (contrôle technique, contrôle anti-pollution, etc.).
Il est possible de paramétrer votre système selon la législation de votre pays pour qu’il génère automatiquement des alertes lorsqu’on se rapproche de la date du contrôle du véhicule.
A quelques jours de la date d’échéance du contrôle, le système génère automatiquement une alerte vous précisant la nature du contrôle à effectuer sur le véhicule (contrôle technique, contrôle anti-pollution, etc.)
Un véhicule étant un matériel roulant, il est important d’anticiper le passage du véhicule au garage en prévenant d’avance la personne attributaire du véhicule.
Dans certains cas, il faut prévoir une nouvelle attribution de véhicule à la personne pendant le temps du contrôle réglementaire.
Après passage du véhicule au contrôle réglementaire, il est important de rattacher la fiche d’intervention à la fiche véhicule dans votre système de gestion de flotte et tracer à nouveau l’attribution du véhicule à la personne pour qu’il continue son cycle normal de vie.
Seneleader
Hann Maristes II – Lot N° 075 – Dakar- Sénégal
seneleaderconsulting@gmail.com